¿Urgente o importante?
"Me paso el día apagando fuegos, no tengo tiempo para pensar y avanzar en las prioridades del largo plazo?". Quién se libra de haber escuchado, comentado o compartido esta frase o una similar. Las urgencias del día a día se quedan con la energía y capacidad para despegar en lo verdaderamente importante y significativo para nuestro objetivo profesional o empresarial.
Para evitar caer en el Agujero Negro de lo urgente existen estrategias que pueden ayudar. 1. La brújula: Definir de manera clara y precisa cuáles son las prioridades de largo plazo. Se dice que no se puede avanzar con efectividad en más de cinco iniciativas de estrategias importantes. ¿Cuáles son? ¿Por cuáles seré evaluado en mi desempeño por mis jefes? ¿Qué voy a hacer y que voy a dejar que hagan otros? Una vez que responda a estas preguntas, puedo redactar mi lista de prioridades a largo plazo. Cada día es importante preguntarse: "+Esto que estoy haciendo, ¿me ayuda a avanzar en mi estrategia de largo plazo?. Es la brújula para no perder la meta.
2. La criba: El dedicar esfuerzos en tácticas de corto plazo no necesariamente significa estar atrapado "apagando fuegos". Si los objetivos de corto plazo son el sustento de nuestra estrategia de largo plazo, es conveniente y productivo dedicarles tiempo y esfuerzo. Distinguir entre esfuerzos tácticos productivos e improductivos permite evaluar si progresamos o no en nuestra estrategia general. 3. Pasar el testigo: Delegar con eficacia es la actividad que de por sí potencia más nuestra fuerza. Significa desarrollo para el que delega (se puede centrar en sus tareas prioritarias) como para el delegado (le da la oportunidad de aprender y avanzar). Si viene un subordinado con un tema, hay que preguntarse si es realmente necesario dedicar tiempo y esfuerzo a ese asunto. Si no lo es, pida a ese subordinado que vuelva con una estrategia para resolver el asunto. No la solución, tan sólo una estrategia. Si no es capaz de hacerlo, entonces habría que pensar en formar un equipo más fuerte y eficaz.
4. La isla: Establecer límites claros sobre cuánto, en cuáles y cómo intervenir en asuntos "urgentes". Defender esos límites. Media hora diaria para alejarse del móvil, los mensajes y prisas, poner pies en la isla y preguntarse: ¿Qué prioridades debieran hoy ocupar mi tiempo y energía?. Y, por último, en el momento en que surge una urgencia, dar un paso al costado y preguntarse si eso que hoy "urge" será importante en ocho meses o un año.
5. Guarda forestal: Por último, reflexionar sobre si se contribuye a la solución o se trabaja para el problema. En muchas empresas se premia la capacidad de las personas para apagar fuegos, y no a los que trabajan para prevenirlos. Los primeros realimentan el problema, los segundos son solución. El bombero y el guarda forestal. Táctica y estrategia. Apostar por el guarda forestal en el día a día, refuerza nuestra estrategia para el éxito. Si sólo hay bomberos la estrategia no es más que un cúmulo de tácticas desarticuladas. Nuestra organización se convierte en nido para piromaniacos.
Mañana ¿cómo vas a organizar tu día?