Gastos de empresa: ¿cómo controlar eficazmente el presupuesto?

Con unos niveles de inflación galopantes que afectan tanto a los suministros y materias primas como al resto de gastos relacionados con la actividad comercial, numerosas empresas están poniendo el foco en los gastos de viaje y dietas de los empleados en movilidad, mediante una vigilancia más eficaz sobre el cumplimiento de los presupuestos y las políticas de gasto. No obstante, la gestión manual de estos gastos dificulta esta labor de control.

Según un reciente informe de Tickelia, solución 360º para la gestión de gastos de empresa, casi uno de cada cuatro gastos de viaje reportados en las empresas españolas incumple los límites establecidos por la propia compañía. Esto se debe, principalmente, a la dificultad de realizar una supervisión estricta de las notas y los informes de gastos cuando hay que realizar este proceso de forma manual, ya que en las empresas de cierto tamaño los tiques de gasolineras, restaurantes, alojamientos, peajes o parkings representan un flujo constante de papeles que hay que gestionar.

Además, según este mismo estudio, 9 de cada 10 empresas sufren, al menos, un fraude interno al año. Reportar gastos antiguos o duplicar el reporte de un mismo tique son prácticas más habituales de lo que se pudiera pensar, y en estos casos, la gestión manual tampoco ayuda.

Atajar estos dos problemas, el incumplimiento de los límites de gasto y la prevención del fraude interno, debe convertirse en una prioridad para implantar una estrategia de control de gastos sistemática y eficaz.

La gestión manual de los gastos de viaje y dietas de los profesionales en movilidad conlleva numerosos problemas adicionales, además de los señalados anteriormente, como la pérdida de tiempo administrativo y el riesgo de errores por la entrada manual de datos.

Por todo ello, el uso de herramientas tecnológicas para la digitalización de gastos como Tickelia proporcionan una solución definitiva a las ineficiencias que rodean a la gestión de gastos de los empleados.

Gracias a estas soluciones multidispositivo, los tiques de bares y restaurantes, las facturas de hoteles o los comprobantes de gasolineras y parkings se pueden digitalizar con solo realizar una foto con el Smartphone del empleado. Esto hace innecesaria la conservación del justificante en papel, ya que la versión digital del documento tiene la misma validez legal que el original impreso, gracias a su homologación por la AEAT. A continuación, la solución captura los campos de información relevante y los envía al manager para su autorización, y al departamento de administración, donde el gasto se contabiliza automáticamente.

Lo más interesante de estas herramientas multidispositivo ya no es solamente el gran ahorro de tiempo que proporcionan, sino sus funcionalidades para configurar flujos de aprobación multinivel, con alertas y avisos personalizables y automatizados en el caso de que se reporte un gasto con un importe superior al permitido.

Adicionalmente, estas soluciones disponen de métodos de pago inteligentes, como la tarjeta Visa Tickelia, que permite configurar límites de gasto diarios o mensuales, así como restricciones por días o franjas horarias, e incluso por tipo de desembolso o en compras online. Esta forma de pago posee la función Smart AutoBlock, mediante la cual puede bloquearse la tarjeta hasta que el gasto esté debidamente justificado.

Evidentemente, un control de la política de gastos tan estricto es muy complicado sin este uso intensivo de las nuevas tecnologías, que cuentan con herramientas diseñadas específicamente para cumplir esta función. De modo que, cada vez más negocios están confiando en la tecnología para asegurar el cumplimiento de la política de gastos y la partida presupuestaria que cubre los costes que generan los empleados en movilidad.